PENGGOLONGAN SURAT

PENGGOLONGAN SURAT

1. Menurut wujud surat

Menurut wujudnya, surat dapat dibedakan atas enam macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang di tulis di atas kertas yang basiasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 X 15 cm atau 15 X 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungna sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu orang yang tercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbetuk formulir yang dipakai sebagai tanda  bukti keabsahan aktivitas antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima kartu kartu identitas, dan sebagainya.

2.      Menurut sifat isi

Menurut sifatnya, surat dibagi ke dalam dua golngan, yaitu sebagai berikut :

1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan menjadi dua macam, yaitu :

a)    Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk orang tua, keluarga, sahabat dan sebagainya.
b)      Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk sekolah atau bekerja.

2. Surat dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya, surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam, yaitu sebagai berikut :

a)      Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan asdministrasi yang berhubungan dengan masalah pemerintahan, contoh : memo dan nota dinas, surat pengantar, surat keutusan, surat perintah, surat instruksi, surat kuasa, surat edaran, surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b)      Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan, biasanya disebut juga surat niaga. Contoh : surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman baragng surat penundaan pembayaran, surat keberatan.

3.   Menurut keamanan isi
Dilihat dari segi keamanan isinya, surat digolongkan tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1.      Surat biasa yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.

2. Surat rahasia yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Biasanya pada sampul surat ditandai dengan RHS atau R. Cara pengirimannya menggunakan dua sampul, sampul pertama ditulis RHS atau R kemudian dilak, kemudian dimasukkan ke dalam sampul kedua yaitu sampul surat biasa, tidak diberi tulisan RHS atau R dan tidak dilak.
3. Surat sangat rahasia adalah surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan. Surat tersebut tidak boleh dibaca oleh orang yang tidak berkepentingan, sebab menyangkut keamanan negara. Pada sampul surat ditandai dengan SRHS atau SR. Cara pengirimannya menggunakan tiga sampul. Sampul pertama ditulisi SRHS atau SR kemudian dilak. Sampul yang pertama dimasukkan ke dalam sampul kedua yang ditulisi SRHS atau SR dan dilak. Selanjutnya dimasukkan ke sampul terakhir atau ketigayan gmenggunakan sampul biasa tidak ditulisi SRHS atau SR juga tidak dilak.
4. Menurut proses penyelsaiannya

mengirim surat menghendaki agar surat yang dikiriminya segera memperoleh  tanggapan sesuai kepentingan surat. Berdasarkan proses penyelesaiannya, surat di golongkan menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
2. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengna segera lebih cepat dair surat biasa.
3. Surat sangat segera adalah surat uang isinya memerlukan tanggapa penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pad akesempatan pertama atua prioritas utama.

5.    Menurut kegiatan
Dari segi kegiatannya, surat dapat dibedakna atas dua macam, yaitu :

1. Surat intern adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri.
2. Surat ekstern adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau isntansi.

6.   Menurut sasaran yang  dituju
Berdasarkan sasaran yang dituju, surat di bedakan atas dua macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang ditujukan kepada seseoran gatau organisasi tertentu.
2. Surat edaran adalah surat yang ditujukan kepada oran gatua organisasi yang jumlahnya tidak terbatas.

7.    Menurut dinas pos
Menurut dinas pos, surat dapat digolongkan menjadi lima macam, yaitu sebagai berikut :

1. Surat biasa adalah surat yang dalam pengirimannnya tidak perlu dikirim secepatnya, karena surat semacam ini tidak memerlukan tanggapan paling dahulu.
2. Surat kilat adalah surat yang harus ditanggapi oleh penerima surat terlebih dahulu, surat ini harus mendapat balasan yang diproses paling dahulu penyelesaiannya.
3. Surat kilat khusus adalah surat yang dikirim lebih dahulu atau mendapat prioritas utama dalam engirimannya, biasanya dibuat resi sebagai tanda bukti.
4. Surat tercatat adalah surat yang dikirimkan secara biasa tetapi ada tanda pengirimannya (resi) yang dibuat oleh kantor pos.
5. Surat berharga adalah surat yang dapat dipercaya kebenarannyam seperti sertigikat, akte, surat perjanjian, dan lain-lain.

Read More

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1.PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI

A. PENGGUNAAN TELEPON

1. Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2. Macam-macam pesawat telepon

1) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

2) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

3) PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3. Cara penggunaan telepon

1) Penggunaan telepon untuk percakapan local

2)  Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

B. PENGGUNAAN HANDPHONE

1. Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

 2. Cara menggunakan handphone

a. Cara mengirim berita

1) Tekan tombol yang dituju

2) Mulailah pembicaraan

3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

b. Cara menerima berita

1) Tekan tombol yes

2) Dengarkan pembicaraan

3)  Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

C. PENGGUNAAN FAKSIMILE

1. Pengertian faksimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2. Fungsi faksimile

a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.  Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3) Menyimpan berbagai alamat

2.PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

A. PENGGUNAAN MESIN STENSIL

Memiliki ciri-ciri yaitu:

a. Digerakkan dengan tenaga manusia

b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna

d. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master

e. Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

B. PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder

Langkah-langkah pengoperasian

(1) Masukkan tinta ke developer unit

(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on

(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi

3.PENGGUNAAN ALAT BANTU PRESENTASI

A. OHP

Cara Pengoperasian

(1) Siapkan ringkasan materi yang akan  dipresentasikan

(2) Periksa catu daya listrik

(3) Atur Fokus

(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP

(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of

(6) Gunakan seperlunya

(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of

B. LCD Proyektor

(1) Letakkan LCD pada tempatnya

(2) Buka tutup lensa

(3) Atur focus LCD

(4)Tekan tombol power pada remote control

(5) Nyalakan computer

(6)Jika sudah selesai matikan

C. Microphone

Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam

4.PENGGUNAAN MESIN CETAK

1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi microsoftword 

2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)

3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai simbol gambar printer

5.PENGGUNAAN MESIN KETIK

1. Mesin kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. 

2. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas. 

v Penanganan Perlengkapan Kantor 

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan 

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2. Penyimpanan 

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3. Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. 

4. Pemeliharaan 

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5. Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

v Pelaporan kerusakan peralatan kepada pihak yang berwenang: 

Melaporkan  kerusakan peralatan harus disampaikan kepada petugas yang telah ditunjuk di perusahaan. Lakukan pemeriksaan terlebih dahulu, jika peralatan mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas  terdekat. 

• Kerusakan peralatan ada dua kemungkinan yaitu : 

1. Kerusakan lokal, yaitu kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan atau akibat pengguna. 

2. Kerusakan non lokal, yaitu kerusakan diakibatkan  jaringan atau pihak di luar perusahaan. 

Read More

KEARSIPAN

Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan.

Pengertian Arsip

Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa adalah sebagai berikut:

1. Bahasa Yunani, arsip disebut archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu
2. Bahasa Latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang
3. Dalam bahasa Inggris, disebut archieve, artinya kumpulan warkat, record  artinya catatan, dan file yang berarti sekumpulan informasi/warkat.
4. Bahasa Belanda, archief artinya warkat.
5. Dalam bahasa Jerman, disebut archivalen artinya warkat.

Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.

Sedangkan Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Mempunyai arti
2. Mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur

Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Agar arsip terpeliharan dengan baik
2. Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga Kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting baik bagi perusahaan, masyarakat, atau negara.

Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.

Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

• Mudah dilaksanakan dan digunakan
• Hemat tenaga dan peralatan
• Hemat waktu dan biaya
• Sederhana
• Fleksibel dan mudah dikembangkan
• Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.

1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

• Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
• Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2.  Sistem subjek cocok digunakan apabila

• Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

• Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

• suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.
• suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.
• suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

1. Rumah Sakit            : No. Identitas pasien
2. Kantor Pos              : No. Kode Pos
3. Bank                       : No. Rekening
4. Perguruan Tinggi      : No. Induk Mahasiswa
5. PLN                        : No. Rekening Listrik

Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.

Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.

Contoh:
Sistem subjek digabung dengan sistem abjad

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.

 Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.

Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad

• Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.

Read More