KEARSIPAN

Pengertian Arsip Dan Kearsipan

Arsip dan kearsipan merupakan dua hal yang berbeda, namun kedua kata tersebut sudah sangat sering kita jumpai dalam kegiatan administrasi perkantoran, khususnya pada bidang kearsipan. Lalu apa yang membedakan arti kata keduanya?. Berikut ini akan dijabarkan pengertian Arsip dan Kearsipan.

Pengertian Arsip

Berdasarkan asal usul kata (Etimologis), kata 'arsip' jika ditinjau dari berbagai bahasa adalah sebagai berikut:

1. Bahasa Yunani, arsip disebut archium yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu
2. Bahasa Latin, arsip disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang
3. Dalam bahasa Inggris, disebut archieve, artinya kumpulan warkat, record  artinya catatan, dan file yang berarti sekumpulan informasi/warkat.
4. Bahasa Belanda, archief artinya warkat.
5. Dalam bahasa Jerman, disebut archivalen artinya warkat.

Berdasarkan pengertian berbagai bahasa diatas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komupter, dan lain-lain yang disimpan dalam suatu aturan tertentu sehingga mudah menemukan apabila diperlukan.

Sedangkan Menurut Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Suatu warkat/dokumen baru dapat dikatakan arsip bila memenuhi syarat sebagai berikut:

1. Mempunyai arti
2. Mempunyai kegunaan
3. Disimpan dengan teratur

Pengertian Kearsipan

Sedangkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Penyelenggaraan kearsipan dilakukan dengan tujuan sebagai berikut:

1. Agar arsip terpeliharan dengan baik
2. Mudah menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat
3. Menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam pencariannya
4. Menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Menjaga Kerahasiaan arsip
6. Menjaga kelestarian arsip
7. Menyelamatkan arsip yang berisi informasi penting baik bagi perusahaan, masyarakat, atau negara.

Untuk menyimpan arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan arsip yang sudah dikenal secara luas, terdapat lima jenis penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip tersebut meliputi sistem abjad, sistem masalah, sistem nomor, sistem tanggal, dan sistem wilayah.

Pemilihan Sistem Penyimpanan Arsip Yang Sesuai

Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.

Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.

• Mudah dilaksanakan dan digunakan
• Hemat tenaga dan peralatan
• Hemat waktu dan biaya
• Sederhana
• Fleksibel dan mudah dikembangkan
• Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi

Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.

1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.

• Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
• Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.

2.  Sistem subjek cocok digunakan apabila

• Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,

• Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya.  Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.

3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.

• suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.
• suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.
• suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.

5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:

1. Rumah Sakit            : No. Identitas pasien
2. Kantor Pos              : No. Kode Pos
3. Bank                       : No. Rekening
4. Perguruan Tinggi      : No. Induk Mahasiswa
5. PLN                        : No. Rekening Listrik

Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.

Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.

Contoh:
Sistem subjek digabung dengan sistem abjad

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.

 Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal

• Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.

Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad

• Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.

Read More

MENGETIK SEPULUH JARI

MENGETIK 10 JARI

   Mengetik 10 jari  merupakan salah satukeahlian yang sebaiknya dimiliki para penulis maupun orang umum yang sering membuat tulisan dengan mesin ketik maupun dengan komputer. Dengan menguasai teknik mengetik 10 jari akan mendapatkan beberapa keuntungan seperti:

CARA MAIN JARI DENGAN HURUF

Hemat Waktu: Dengan memakai 10 jari tentu cara mengetik akan lebih cepat sehingga pekerjaan cepat selesai dan hemat waktu.

Papan ketik keyoboard lebih awet: Dengan memakai 10 jari dengan teknik sistematis membuat tekakan pada tombol lebih merata sehingga lebih awet.

Teknik Mengetik 10 Jari
Posisi Jari
        Pertama harus tahu dulu teknik yang benar dan tepat menggunakan 10 jari untuk mengetik.
Letakan jari jemarinya tangan sobat sebagaimana terlihat pada gambar-gambar di bawah ini. Lihat warna masing-masing keyboard dan juga masing masing warna pada ujung jari. tombol-tombol keyboard di bagi menjadi dua bagian dengan garis warna hijau. sebelah kiri untuk jari-jari tangan kiri dan sebelah kanan untuk jari-jari tangan kanan.

• Pada tangan kiri

Jari kelingking (merah) : Untuk memencet tombol Q, A, Z, 1 , TAB, CAPSLOCK, SFIT dan
                                      CTRL
Jari manis (kuning)         : Untuk memencet tombol W, S, X, 2, 3
Jari Tengah (hijau)          : Untuk memencet tombol E, D, C, 4
Jari Telunjuk (biru)         : Untuk memencet tombol E, F, V, T, G, B, 5, 6
Ibu jari kiri                       : Tombol spasi dan ALT

• Pada tangan kanan

Ibu Jari kanan                 : Sama dengan ibu jari kiri digunakan secara bergantian
Jari telunjuk kanan        : Untuk tombol Y, H, N, U, J, M, 7, 8
Jari tengah kanan           : Untuk tombol L, K dan koma+petik
Jari manis kanan             : Untuk tombol O, L, titik+> dan 9
Jari kelingking                : Untuk tombol P, Titik koma, slash, 0 dan tombol lainnya yang
                                          Berada Dikanannya.

Lalu langkah-langkah apa yang sekiranya paling tepat untuk bisa belajar mengetik dengan cepat 10 jari?. Berikut adalah langkah-langkah sederhana yang dapat Anda pelajari.

1. Peletakan jari-jemari
Untuk dapat dengan cepat belajar mengetik 10 jari, langkah pertama yang Anda lakukan adalah memperhatikan peletakan jari-jemari saat menempel pada keyboard. Sebagai patokan awal Anda adalah bentuk menonjol pada tuts huruf "F" dan huruf "J" pada papan keyboard. Rasakan kedua tombol tersebut dengan memposisikan jari telunjuk kiri Anda pada huruf "F" dan telunjuk kanan pada huruf "J". Tanda yang terdapat pada kedua huruf tersebut merupakan tanda standar internasional yang terdapat pada semua papan keyboard QWERTY.


Setelah Anda memposisikan kedua jari telunjuk pada posisinya masing-masing (patokan utama), lalu selanjutnya adalah meletakkan jari-jemari lainnya sebagaimana yang terlihat pada gambar dibawah ini.

Posisi jari-jemari pada papan keyboard komputer

2. Fungsi dan tugas masing-masing jari
Setelah memahami langkah pertama, maka langkah berikutnya adalah memahami fungsi dan tugas masing-masing jari dan kemudian mulai membiasakannya. Jika Anda pernah mempelajari cara bermain gitar, maka kurang lebih fungsi-fungsi jari ini memiliki kemiripan.


Gambar dibawah menjelaskan bagaimana setiap jari memiliki fungsi dan tugasnya masing-masing dengan warna yang berbeda sebagai indikator.

3. Mulai belajar mengetik
Setelah Anda memahami poin 1 dan 2, selanjutnya adalah mencoba untuk pelan-pelan menekan satu persatu tuts yang ada pada keyboard dan mulai untuk merangkai kata demi kata kemudian menjadi kalimat panjang. Latihan ini untuk melatih kelincahan serta membiasakan jari-jari Anda dalam melakukan penekanan-penekanan tombol atau tuts keyboard.

Agar latihan Anda semakin seru dan menantang, cobalah untuk membuka lembar baru di Ms.Word lalu kemudian mulai mengetikkan kedua kalimat berikut:

"The Quick Browns Fox Jumps Over The Lazy Dog"
"Blowzy Red Vixens Fight For a Quick Jump"

Kedua kalimat tersebut memiliki kelengkapan huruf mulai dari A sampai Z, sehingga sangat cocok untuk digunakan sebagai kalimat untuk latihan menulis menggunakan keyboard.

4. Belajar secara online
Agar proses belajar mengetik Anda menjadi lebih cepat, Anda juga bisa meluangkan waktu untuk mendapatkan pelajaran dari beberapa situs typing tutor yang terdapat di internet. Beberapa diantaranya seperti http://www.typing.com/, http://www.typeonline.co.uk/, www.typing-lessons.org, www.powertyping.com dan bermacam-macam situs serupa dengan hanya mengetikkan kata kunci "online typing lesson".

Read More